『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』という本を立ち読みしました（半分くらい）。
「紙１枚にまとめる技術」を、たとえば認知行動療法などをする際に、活用できたりしないだろうか、と思ってぱらぱらめくってみたのです。
普段、あんまりビジネス書なんて読まないので、興味関心のある良い読者というわけではないのだけれど、思い出していくつか覚え書きとしてメモしておきます。
トヨタでは、「必要な情報をすべて１枚の紙にまとめる」といった習慣があるそうです。
会議の議事録だとか報告祖、起案書などなどをA3あるいはA4サイズの書類１枚にまとめるのです。
そうすることで、情報伝達やコミュニケーション、問題解決が、スムーズに行なわれるのだそうです。
たとえば、起案書や議事録などは、次のようなフォーマットで１枚に整理されます。
- 目的、背景、前提
- 現状、概要
- 課題
- 対策
- スケジュール
仕事だけじゃなくて、日常生活や、あるいはカウンセリングのときなどに、こうしたことを紙に整理することが助けになる場合もあるかもしれないですね。
ぱらぱらめくってみて、覚えているのはたとえば、「具体的にどうすればいいか分からない」ときには、「動作化」するのがいいといったこと。
表現に含まれる「動詞」を、目に見える「動作」に変換する
ことで、具体的な次のステップが明確になるというのは、確かにその通り。
「人間関係を改善する」だと、何をしていいか分からないけど、「すれちがうときには目を合わせて挨拶する」という動作だと具体的です。
後は、困りごとや考えを整理するときに使う「エクセル１」という方法が紹介されていました。
- 紙と赤青緑の三色のボールペンを用意
- 緑の線で、紙を４×４や８×８（あるいは１６×１６）マスに区切る
- 左上のマスに、日付とテーマ（問題）を記入
- キーワードやアイデアをマスに青色で埋めていく
- 赤色で検討
- だらだら考えないように、時間制限を設ける（１５分以内、とか）
といった手順だったと思います。
今度やってみよう。
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